Retour sur nos usages de Klaxoon, en interne comme avec nos clients.
La collaboration visuelle fait partie intégrante de notre façon de travailler chez Newton Agence. Ce que nous en avons tiré, ce ne sont pas des convictions théoriques sur l’engagement ou la productivité, mais des pratiques concrètes, ajustées dans le temps, qui fonctionnent parce qu’elles ont été éprouvées de l’intérieur.
L’organisation chez Newton Agence : la visibilité comme principe de travail
Piloter l'activité en temps réel grâce à une visibilité partagée
Piloter une agence de plus de 70 collaborateur·rice·s menant simultanément une soixantaine de projets suppose une condition essentielle : permettre à chacun d’accéder au même niveau d’information, au même moment, sans avoir à la solliciter. C’est cette transparence qui transforme la coordination quotidienne en réflexe collectif.
C’est ce principe qui a guidé la construction de notre board « Opération » dans Klaxoon. Chaque collaborateur·rice·s dispose d’une ligne dédiée permettant de visualiser les projets en cours, le temps consommé, le temps alloué ainsi que l’état d’avancement des missions grâce à un système de codes couleur. Les équipes sont regroupées par expertise afin d’identifier rapidement les disponibilités et d’anticiper les besoins en ressources.
Au-delà de l’outil, c’est notre rapport à l’information qui a évolué. Chacun peut consulter en temps réel la charge de travail de l’équipe et affecter de nouvelles tâches sans multiplier les sollicitations. Les chef·fe·s de projet coordonnent leurs actions de manière plus fluide, y compris en asynchrone. Résultat : trente minutes suffisent désormais le lundi matin pour passer en revue l’ensemble de l’activité et arbitrer les priorités de la semaine. Ce board est devenu notre référentiel partagé et le point d’entrée unique de notre pilotage opérationnel.
Des rituels d'équipe vivants et interactifs
Un rituel qui se répète à l’identique perd son sens. Notre enjeu était donc de créer les conditions d’un renouvellement permanent des formats et de l’implication des équipes.
C’est l’ambition du “Weekly”, notre rendez-vous du lundi matin. 20 minutes, à 9h, avec une règle simple : chaque édition est animée par un membre différent de l’équipe, qui choisit librement son thème et le prépare en amont. Les fonctionnalités de Klaxoon permettent de proposer des formats originaux qui évoluent continuellement : quiz collaboratifs, défis créatifs, sondages collectifs, temps d’échange autour de l’actualité, partages de recommandations ou encore jeux participatifs.
Cette diversité entretient un niveau d’engagement particulièrement élevé. Les dernières éditions ont enregistré 100 % de participation, preuve que ce rendez-vous est devenu un véritable moment collectif plutôt qu’un simple point d’information.
Tous les deux mois, le Monthly élargit la perspective en abordant les résultats de l’agence, les projets en cours, l’activité commerciale ou encore la vie interne. Là encore, un binôme volontaire renouvelé à chaque session imagine son propre univers : voyage, cinéma, pop culture ou enquête immersive. L’une des éditions les plus marquantes a pris la forme d’un escape game entièrement conçu sur Klaxoon, dans lequel les équipes devaient résoudre différentes énigmes pour découvrir progressivement les informations du bilan.
Ce que ces deux rituels ont en commun : chacun devient, à son tour, le créateur du moment collectif. Ce n’est pas une animation descendante, c’est une pratique distribuée
Travailler les sujets collectifs autrement qu'en réunion
Chez Newton Agence, la collaboration visuelle ne sert pas uniquement à piloter l’activité. Elle constitue également un levier efficace pour traiter les transverses qui demandent de la créativité et de la rigueur : faire émerger des idées, les prioriser collectivement, construire une feuille de route partagée, en suivre l’avancement dans la durée.
Ce que les outils collaboratifs comme Klaxoon change dans les échanges, c’est le rapport à la parole et à la décision. Le dot voting remplace le consensus mou. La frise chronologique matérialise les engagements. Le board ouvert en asynchrone permet à chacun de contribuer à son rythme, sans attendre la prochaine réunion. La responsabilité est distribuée, la trace est visible.
Des projets clients plus fluides, plus transparents et mieux alignés
Le client comme partenaire de suivi, et non seulement destinataire d'informations
Sur un projet de formation, l’information se disperse vite : des décisions prises en réunion qui ne se retrouvent pas dans le compte rendu, des allers-retours par mail qui ne permettent pas de voir où on en est, des points de passage qui rouvrent des débats déjà tranchés. Cette fragmentation génère souvent des incompréhensions et des pertes de temps. La centralisation visuelle résout une partie de ces frictions.
Pour y répondre, nous utilisons régulièrement des boards qui accompagnent le projet tout au long de son cycle de vie, du cadrage jusqu’au bilan final. Les comptes rendus ne sont pas produits à part : ils vivent dans le board, avec la date, les participants, les décisions, les actions validées et les prochaines étapes, codées par couleur selon leur statut. Le client accède à cette vue, la suit, la complète. Il n’est pas le destinataire d’un document, il est partie prenante d’un espace de travail partagé.
Ce fonctionnement a un effet direct sur la relation et sur le temps : les échanges de revue sont plus courts parce que l’information est déjà là, mise à jour en temps réel. Sur des projets mobilisant plusieurs experts simultanément, cette vue commune évite de rouvrir des débats sur des points déjà tranchés et donne à toute l’équipe le même niveau de lecture sur ce qui avance, ce qui prend du retard et ce qui reste à valider.
Sur certains projets, cette organisation nous a permis de réduire d'environ 50 % le temps consacré aux échanges de suivi et aux allers-retours de validation.
À grande échelle : quand le dispositif prime sur la logistique
Maîtriser un outil change ce qu’on est capable de proposer. Quand on sait précisément ce que la collaboration visuelle permet et ce qu’elle ne permet pas, on peut scénariser des expériences que la logistique semblait interdire.
Un exemple de projet client : une journée de développement RH pour plus de 400 collaborateur·rice·s réparti·e·s sur 23 sites, avec un poste connecté par salle. Réunir physiquement tout le monde était hors de portée. Le défi n’était pas d’organiser une visioconférence à grande échelle, mais de concevoir un format dans lequel chaque équipe, où qu’elle soit, vivrait la même dynamique collective.
La solution a reposé sur la complémentarité de plusieurs outils :
- Klaxoon, pour porter les activités collaboratives et créatives : votes, ateliers visuels, tableaux blancs collaboratifs utilisés simultanément par les 23 équipes.
- Teams, pour assurer le lien entre les sites et faciliter la coordination des facilitateur·rice·s.
- Un habillage graphique dédié, aux couleurs de l’événement, afin de renforcer le sentiment d’appartenir à un moment commun.
Ce que ce type de format demande, ce n’est pas de connaître les fonctionnalités d’un outil. C’est de savoir les orchestrer au service d’une expérience : calibrer le rythme, anticiper les contraintes, concevoir les activités pour qu’elles fonctionnent aussi bien pour une équipe de 5 que pour une salle de 20. C’est là que l’expertise pédagogique prend toute sa valeur et transforme un simple board en une véritable expérience collaborative.
En quelques chiffres : une adoption qui dépasse l'outil
Les résultats observés chez Newton Agence témoignent moins de la performance d’un outil que de l’installation durable de nouvelles pratiques collaboratives.
Depuis la mise en place de notre licence Klaxoon, un seul utilisateur a généré plus de 158 586 Klaxs auprès de 829 participant·e·s, illustrant un niveau d’engagement et d’appropriation particulièrement élevé, aussi bien en interne qu’auprès de nos client·e·s.
Aujourd’hui, 94 % des collaborateur·rice·s utilisent quotidiennement au moins un board Klaxoon, que ce soit pour le pilotage opérationnel, les rituels collectifs ou les projets clients. Cette adoption transverse confirme que l’outil s’est intégré naturellement dans les habitudes de travail de l’agence.
Les bénéfices sont également visibles côté client. La centralisation des échanges, décisions et validations dans un même environnement collaboratif a permis de réduire en moyenne de moitié le temps consacré aux revues de projet et aux échanges de suivi.
Au fond, ces résultats racontent avant tout l’installation progressive de nouvelles façons de travailler ensemble. C’est d’ailleurs ce que nous cherchons à transmettre à nos client·e·s : non pas un outil à déployer, mais des pratiques collaboratives durables, construites autour des usages, de l’autonomie et de l’intelligence collective.
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