Retour sur nos usages de Klaxoon, en interne comme avec nos clients.
La collaboration visuelle fait partie intégrante de notre façon de travailler chez Newton Agence. Ce que nous en avons tiré, ce ne sont pas des convictions théoriques sur l’engagement ou la productivité, mais des pratiques concrètes, ajustées dans le temps, qui fonctionnent parce qu’elles ont été éprouvées de l’intérieur.
En interne : la visibilité comme principe de travail
Un pilotage partagé plutôt que centralisé
Quand plus de 70 collaborateur·rice·s mènent une soixantaine de projets en parallèle, chacun doit avoir accès à la même information au même moment, sans avoir à la demander. C’est à cette condition que la coordination devient un réflexe collectif.
Nous avons donc construit notre pilotage opérationnel dans un board partagé : projets en cours, charge de chacun, avancement des missions… Tout le monde peut consulter la disponibilité des équipes et s’organiser en conséquence, y compris en asynchrone. Le board est devenu notre référentiel commun, et les points de coordination y ont gagné en rapidité et en efficacité.
Des rituels d'équipe vivants et interactifs
Un rituel qui se répète à l’identique perd son sens. Notre enjeu était donc de créer les conditions d’un renouvellement permanent des formats et de l’implication des équipes. Nos temps collectifs sont animés à tour de rôle par des membres de l’équipe, qui choisissent leur thème et leur format : quiz, défis créatifs, sondages, jeux participatifs, et même un bilan d’activité présenté sous forme d’escape game.
Chacun devient à son tour le créateur du moment collectif. L’animation est partagée, et la participation s’en ressent.
Travailler les sujets collectifs autrement qu'en réunion
La collaboration visuelle nous sert aussi à traiter les sujets transverses qui demandent à la fois créativité et rigueur : faire émerger des idées, les prioriser, construire une feuille de route, en suivre l’avancement.
Ce qui change, c’est le rapport à la parole et à la décision. Le vote par points remplace le consensus mou. La frise chronologique matérialise les engagements. Le board ouvert en asynchrone permet à chacun de contribuer à son rythme. La responsabilité est partagée et chaque décision laisse une trace visible.
Avec nos clients : des projets plus fluides et mieux alignés
Le client comme partenaire de suivi
Sur un projet de formation, l’information se disperse vite : des décisions prises en réunion qui ne se retrouvent pas dans le compte rendu, des allers-retours par mail qui ne permettent pas de voir où on en est, des points de passage qui rouvrent des débats déjà tranchés. Cette fragmentation génère souvent des incompréhensions et des pertes de temps. La centralisation visuelle résout une partie de ces frictions.
Pour y répondre, nous utilisons régulièrement des boards qui accompagnent le projet tout au long de son cycle de vie, du cadrage jusqu’au bilan final. Les comptes rendus ne sont pas produits à part : ils vivent dans le board, avec la date, les participants, les décisions, les actions validées et les prochaines étapes, codées par couleur selon leur statut. Le client accède à cette vue, la suit, la complète. Il n’est pas le destinataire d’un document, il est partie prenante d’un espace de travail partagé.
Ce fonctionnement a un effet direct sur la relation et sur le temps : les échanges de revue sont plus courts parce que l’information est déjà là, mise à jour en temps réel. Sur des projets mobilisant plusieurs experts simultanément, cette vue commune évite de rouvrir des débats sur des points déjà tranchés et donne à toute l’équipe le même niveau de lecture sur ce qui avance, ce qui prend du retard et ce qui reste à valider.
Sur certains projets, cette organisation nous a permis de réduire d'environ 50 % le temps consacré aux échanges de suivi et aux allers-retours de validation.
À grande échelle : quand le dispositif prime sur la logistique
Maîtriser un outil change ce qu’on est capable de proposer. Quand on sait précisément ce que la collaboration visuelle permet et ce qu’elle ne permet pas, on peut scénariser des expériences que la logistique semblait interdire.
Un exemple de projet client : une journée de développement RH pour plus de 400 collaborateur·rice·s réparti·e·s sur 23 sites, avec un poste connecté par salle. Réunir physiquement tout le monde était hors de portée. Le défi n’était pas d’organiser une visioconférence à grande échelle, mais de concevoir un format dans lequel chaque équipe, où qu’elle soit, vivrait la même dynamique collective.
La solution a reposé sur la complémentarité de plusieurs outils :
- Klaxoon, pour porter les activités collaboratives et créatives : votes, ateliers visuels, tableaux blancs collaboratifs utilisés simultanément par les 23 équipes.
- Teams, pour assurer le lien entre les sites et faciliter la coordination des facilitateur·rice·s.
- Un habillage graphique dédié, aux couleurs de l’événement, afin de renforcer le sentiment d’appartenir à un moment commun.
Ce type de format ne repose pas sur la connaissance des fonctionnalités. Il repose sur la capacité à les orchestrer : calibrer le rythme, anticiper les contraintes, concevoir des activités qui fonctionnent aussi bien pour une équipe de 5 que pour une salle de 20. C’est là que l’expertise pédagogique fait la différence.
Conclusion : des pratiques avant un outil
Ce que nous avons construit avec Klaxoon ne tient pas uniquement à l’outil lui-même, mais aux usages que nous avons installés au fil du temps : rendre l’information visible, partager l’animation, décider ensemble et garder la trace de ce qui a été tranché.
C’est aussi ce que nous cherchons à transmettre à nos client·e·s : non pas un outil à déployer, mais des pratiques collaboratives durables, construites autour des usages, de l’autonomie et de l’intelligence collective.
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